Office Manager / Management Assistant (80 – 100%)

Die Mediaschneider Bern AG gehört mit Mediaschneider in Zürich und TWmedia in Basel zur grössten Agenturgruppe unabhängiger Mediaagenturen der Schweiz.  

Wir sind jung, wild und hungrig und dabei ein freundschaftliches Team, welches füreinander einsteht und sich gerade so ernst nimmt, wie es eben nötig ist. Wir möchten weiterhin Wellen im grossen Stil schlagen, deswegen brauchen wir, zum baldmöglichsten Zeitpunkt, deine Unterstützung als:

Office Manager / Management Assistant (80 – 100%)

Als Stabstelle bist du für die betrieblichen Prozesse zuständig und unterstützt die Geschäftsleitung in verschiedenen Bereichen. Als Drehscheibe koordinierst du Tätigkeiten zwischen Mitarbeitenden, externen Partnern und der Mediaschneider Bern AG.

In dieser Position bist du u.a. für folgende Tätigkeiten verantwortlich:

• Administrative, organisatorische und kaufmännische Unterstützung von Team und GL
• Buchhalterische Arbeiten: Vorbereitung Halbjahres- und Jahresabschluss, Budgetkontrollen, Debitoren- und Kreditorenverbuchungen in Abacus, Aufbereitung und Ausführung der Kreditorenzahlungen (E-Banking), Kreditorenliste führen, Liquiditätsplanung erstellen, Spesenabrechnungen, Kassenverwaltung, Eingangskontrolle der Debitorenzahlungen (E-Banking), Mahnungen in Abacus ausführen
• Personalprozesse: Bearbeiten von Ein- und Austritten, Erstellung Arbeitsverträge, Koordination Versicherungsangelegenheiten, Arbeitszeitauswertung, Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeitender
• Finanzen: Verantwortlich für die Koordination und den Zusammenzug der Kundenforecasts, Unterstützung der COO bei der Budgetierung und Verrechnung von Vermarkterrechnungen
• Organisationsprozesse: u.a. Kundenevents organisieren, Newsletter- und Weihnachtsversände vorbereiten, Vorlagen in Word/Excel erstellen, Teamevents organisieren, Mitarbeit bei internen Prozessen
• Office Management: u.a. Bestellung von Lebensmitteln und Büromaterialien, Bearbeiten der Post, selbständige Verwaltung aller Tätigkeiten des Backoffice sowie Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Verantwortung für die ganze Büroorganisation, Bewirtschaftung der Büroinfrastruktur

Dein Profil

• Du besitzt eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• MS Office-Tools (insbesondere Excel) bringen dich nicht ins Schwitzen
• Dein Organisationstalent ist überdurchschnittlich stark ausgeprägt
• Du arbeitest gerne selbständig, bist teamorientiert und proaktiv
• Die Medienbranche interessiert dich
• Auch in hektischen Momenten behältst du den Überblick und arbeitest genau und gewissenhaft. Dabei besitzt du ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein.
• Du bist eine empathische Persönlichkeit und es fällt dir nicht schwer, dich in andere hineinzuversetzen
• Du zeigt hohe Leistungsbereitschaft in den vielfältigen Aufgabenbereichen und schätzt die Tätigkeit als «Allrounder»
• Von Vorteil sind Erfahrungen in einer ähnlichen Funktion und Kenntnisse des ERP-Systems Abacus

Wir bieten dir eine abwechslungsreiche Aufgabe mit grossem Gestaltungsspielraum. Es erwartet dich ein offenes, freundschaftlich verbundenes Team, das sich gegenseitig den Rücken freihält und ein Arbeitsplatz an der schönen Aare sowie faire Arbeitsbedingungen und gute Sozialleistungen.

Wir freuen uns sehr über deine Unterlagen: celine.schuler@mediaschneiderbern.ch

Für weitere Auskünfte steht dir Céline Schuler gerne unter der Nummer +41 31 313 33 91 zur Verfügung.